دائما هو شعور رائع أن تكون الشخص الذي يطلب منه الجميع المساعدة؛ الشخص الذي يأتي إليه الجميع ليجد لهم الحلول. عندما يبتسم إليك أحدهم ويقول:شكرا جزيلا، ماأدري إيش أعمل من غيرك!. إنه الشعور بالأهمية، القمية، والتقدير. ما تشعر به مباشرة بعد قولك كلمة “نعم” أو “حاضر” أو “أبشر” يملأ احتياجا في العقل الباطن بشهرتك وأهميتك لدى الآخرين ولسان حالك يقول: قد لا أصل إلى مركز مهم في المجتمع ولكني الشخص الذي يبحث عنه الجميع ليساعدهم ويحل مشاكلهم ويحعل حياتهم أسهل. (أنا شخص VIP)!
لكن المشكلة في الغالب أن رد الفعل التالي: بالتأكيد، سأقوم بهذا العمل من أجلك غدا. سيؤدي على المدى البعيد إلى آثار سلبية عليك وعلى والآخرين، على سبيل المثال لا الحصر:
– الانشغال بمهمات صغيرة عن أمور أهم وأهداف أكبر.
– تقديم عمل ضعيف أو فقير الجودة.
– القيام بأعمال الآخرين بدلا من تمرير المهمة إلى من يحسنها.
– العمل لساعات طويلة وتعطيل المضي قدما بأهداف شخصية.
– التضحية بوقت الراحة والتمارين، ناهيك عن عدم وجود وقت للأهل والأصدقاء.
– الحصول على سمعة الشخص الودود والرائع الذي لايرد أحدا، وفي المقابل بناء سمعة الشخص الذي يقدم عملا ليس بالمستوى المطلوب.
– دائما ستكون محاطا بأشخاص يتذمرون ويلحون عليك بإنجاز أعمالهم.
– الشعور بالضغط، الإحساس بالذنب، الإحباط ،والاستياء الدائم.
رجاءً لا تسيء فهمي فقيامك بعملك على أتم وجه، والرغبة بمساعدة الآخرين، والعمل بروح الفريق كلها مميزات أكثر من رائعة بل هي من الأمور التي نؤجر عليها. أنا لا أدعو للكسل أو تجنب القيام بمهام إضافية ولكن عندما تفتح المجال لكل طلب يأتيك أن يحذو باهتمامك عن الأمور والأعمال الأهم؛ في النهاية الكل سيكون محبطا!.
لاتقلق، الحل لهذا التحدي الكبير غالبا ما ينطوي على تغيير بسيط ونسبي في سلوكك بالتحديد من خلال قولك كلمة: “لا” أو “ليس الآن” بأسلوب راقي ولطيف.
وكبداية للتغيير، هنا تجد قائمة ببعض المواقف الشائعة التي تحتاج فيها لردود لا تخلق جو من الجفاء ولا تقلل من احترامك للآخر. حاول تكرار بعض هذه الجمل بصوت عال(بينك وبين نفسك) وغيِّر ماتحتاج تغييره في صياغتها لتناسب لغتك، أسلوبك، و محيط عملك. قد يكون الأمر غريبا وجديدا عليك أو حتى مصطنعا في البداية ولكن كما تمكنت من التعود على الإجابة بالإيجاب دائما فمن الممكن أن تدرب نفسك أن لا تكون نمطيا.
ماهو الجواب الأمثل…
عندما يطلب منك أحدهم مهمة ما في وقت ضغط عمل أو في اللحظة الأخيرة؟
“أود بصدق مساعدتك لكن ارتبطت بعمل آخر مع (موظف آخر، عميل، الخ). لن يكون من الإنصاف إهمال العمل الذي يخصهم بعد أن وعدتهم بذلك. لكن سأحاول أن أجد وقتا لك في القريب العاجل، لنبقى على تواصل وشكرا لتفهمك”.
عندما يسألك الآخرون عن أشياء عوضا عن الاتصال مباشرة بأهل التخصص؟
“هذا ليس عملا من اختصاصي للأسف، لكن سأكون سعيدا جدا أن أضعك على تواصل مع مختص ليساعدك في موضوعك”.
عندما يقوم أحدهم بسؤالك في الممر أو في اجتماع أو على الهاتف لإعطائه تقديرا للوقت المتطلب لإنجاز مهمة ما؟
“فضلا لا أمرا هل من الممكن أن تقوم بإرسال كل التفاصيل إلى ايميلي؟ بمجرد ما يصلني الايميل سأكون قادرا على أن أعطيك تقديرا أكثر دقة للوقت والجهد المتطلب”.
عندما يتم إعطاؤك مهلة قصيرة جدا لإنهاء عمل ما؟
“أعرف أن هذا (المشروع، عمل، موضوع، الخ) له الأولوية ومهم جدا بالنسبة إليك، إن كان من الضروري للغاية تسليمه في هذا الوقت القصير سأبذل قصارى جهدي للقيام بذلك، لكن إن كان من الممكن أن تعطيني (أيام، أسابيع، الخ)إضافية، يمكنني أن أقدم شيئا أعلى جودة. إن أمكن ذلك سأكون ممنونا”.
عندما يتحدث أحدهم عن مشكلة يعاني منها أو تواجهه في الوقت الراهن، وأنت تعلم أنك على مقدرة من مساعدته لكنك لا تملك الوقت الممكن لتقديم هذه المساعدة وهذا الأمر ليس من مسؤولياتك؟
“يؤسفني أن أرى تأثير هذه المشكلة عليك / على حياتك. أو شيئا مشابها يدل على تفهمك وإنصاتك (لا تقل أكثر من ذلك هز رأسك، ابتسم بلطف فقط …)”.
عندما يتم سؤالك عن تفرغك لـ عمل أو مهمة إضافية اختيارية ولا تجد لديك الوقت الكافي للارتباط والالتزام بها حاليا؟
“شكرا لأنك فكرت في الاتصال بي، أنا ممنون جدا. لكن للأسف ليس لدي الوقت الكافي لإعطاء هذا الموضوع حقه الوافي من الاهتمام. وأنا متأكد أنك ستحصل على اهتمام أكبر ونتيجة أفضل بالتواصل مع شخص آخر ( أو فلان مثلا إن كنت تعرف شخصا قد يكون مثاليا للمهمة)”.
عندما يطلب أحدهم منك مهمة وزميلك في العمل أكثر تفرغا منك لهذه المهمة؟
“أرغب بصدق في مساعدتك لكن بالنظر لجدول ( اليوم، أسبوعي) لن أستطيع أن أسلمك العمل أو أرد عليك بخصوصه في الوقت اللازم (أو إلا بعد أسابيع) إن كنت ترغب في وقت أقرب أنصحك بالتواصل مع (زميلي فلان، الشخص الفلاني). أتمنى أن لا يكون لديك مانع؟”.
في البداية يجب أن يكون لديك الرغبة الكاملة في التغيير، ثم عليك التفكير بالصياغة الملائمة لك. ومع الوقت ستجد أن استخدامك لهذا النوع من الردود أصبح طبعا وعادة من خلال ردودك الشفهية في اجتماع ما، أو التحريرية عند كتابة رسالة بريدية ما.
تذكر، إن كنت قد بنيت سمعة بين الناس أنك لاترد طلبا ولا أحدا أبدا فإنك ستجد بعض الناس الذين لن يحبوا هذا الطبع الجديد فيك ولكن بالاستمرارية والثبات على مثل هذا الطبع الأفضل ستجد وبلا شك أنك أسعدت أناسا أكثر ومن بينهم نفسك.
هل تعاني من ضغط العمل والمهام دائما؟ وهل تجد نفسك مسؤولا عن ذلك بعض الأحيان؟
المصدر : موقع مهارتي – المقالات المتجددة